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廣體辦〔2016〕63號(hào)

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關(guān)于做好2016年度文件歸檔工作的通知

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學(xué)院各部門、教輔單位：

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《廣州體育學(xué)院檔案綜合管理實(shí)施辦法》規(guī)定，現(xiàn)就2016年度文件材料歸檔工作通知如下：

（一）各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視文件材料歸檔工作，及時(shí)布置2016年度文件材料歸檔任務(wù)，尤其是60周年校慶系列活動(dòng)及2016年舉辦或承辦的各種重要會(huì)議、活動(dòng)、比賽材料要及時(shí)整理移交，督促本部門兼職檔案人員按時(shí)完成歸檔任務(wù)。

（二）各部門兼職檔案人員要切實(shí)履行職責(zé)，認(rèn)真做好2016年度的文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作。電子文件移交是今年歸檔工作重點(diǎn)，請(qǐng)各部門兼職檔案員將電子文件和紙質(zhì)文件同時(shí)收集齊全，于2017年1月13日前將歸檔材料移交學(xué)院綜合檔案室。

（三）歸檔范圍：按照檔案管理規(guī)定，學(xué)院各部門、教輔單位在教學(xué)、科研、競(jìng)賽、行政管理和對(duì)外交流等各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的文件材料，如紙質(zhì)文件、電子文件、照片、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、捐贈(zèng)品和對(duì)外交流活動(dòng)的紀(jì)念品等都必須上交學(xué)院綜合檔案室并實(shí)行集中統(tǒng)一管理。任何人不得私自保存、轉(zhuǎn)移、銷毀有保存價(jià)值的各種不同形式、載體的檔案材料。

（四）歸檔要求：電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。歸檔文件應(yīng)為原件，若無(wú)原件，則可歸復(fù)印件（復(fù)印件上要加蓋部門紅色公章），合同必須為原件或正本；照片類要附有文字說(shuō)明并上交光盤或上傳電子圖片；榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯和對(duì)外交流活動(dòng)的藝術(shù)品、紀(jì)念品、捐贈(zèng)品等實(shí)物要附有簡(jiǎn)要的說(shuō)明。

（五）歸檔程序：請(qǐng)各部門兼職檔案員從校園網(wǎng)進(jìn)入綜合檔案室網(wǎng)頁(yè)（網(wǎng)址：http://da.gipe.edu.cn），登錄檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行錄入（電子文件直接在檔案管理系統(tǒng)中上傳），并打印文件目錄和移交清單，連同相應(yīng)的各種載體文件材料，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽名后移交綜合檔案室。

（六）業(yè)務(wù)聯(lián)系：各部門兼職檔案員在文件歸檔過程中若有疑問和需要幫助，請(qǐng)根據(jù)移交內(nèi)容與相關(guān)的檔案人員聯(lián)系（見下表）。

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